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Comité d'Entreprise : Comment éviter un redressement URSSAF ?

Comité d'Entreprise : Comment éviter un redressement URSSAF ?

Le CE ne fait jamais directement l'objet d'un contrôle URSSAF, sauf s'il est lui-même employeur. C'est à l'occasion d'un contrôle de l'entreprise que les prestations servies par le Comité aux salariés sont examinées.


Le contrôle URSSAF

Les élus pensent souvent à tort, que l'URSSAF vérifiera que les Activités Sociales et culturelles (ou ASC) d'une part, et le Fonctionnement d'autre part, font bien l'objet d'une gestion distincte. L'origine du financement des ASC n'est pas la préoccupation de l'URSSAF, même si de par la loi, le CE doit respecter la séparation des budgets.
La démarche du contrôleur consiste à vérifier si parmi les aides accordées par le CE, certaines devaient supporter des cotisations, et dans l'affirmative si ces dernières ont bien été déclarées et versées. Si tel n'est pas le cas, le contrôleur pourra procéder à un redressement.

Le contrôleur URSSAF demandera communication de tous documents qu'il juge utiles à son contrôle.

Mettre en place une comptabilité transparente

Une comptabilité à jour et bien tenue sera toujours bien perçue par le contrôleur. Le classement et l'archivage systématiques de toutes les factures et justificatifs de dépenses sont essentiels. En ce sens, recourir aux services d'un expert-comptable pour structurer la gestion du CE et mettre en place des procédures limitera le risque de taxation forfaitaire par l'URSSAF si cette dernière estime que la comptabilité présentée est insuffisante ou inexacte.
L'examen des comptes du CE par le contrôleur ne dure généralement qu'une journée au plus. Il est essentiel de lui démontrer que la gestion du CE s'appuie sur des procédures transparentes.

Maitriser les contraintes URSSAF

La mise en place d'un suivi de gestion du Comité permet de maitriser les prestations versées aux salariés, sous peine d'exposer le CE à un risque URSSAF. En effet, les limitations imposées par cette dernière sont nombreuses.

L'administration exonère notamment les bons d'achats et cadeaux attribués à un salarié dans la limite de 5% du plafond mensuel de la Sécurité Sociale par année civile (147€ en 2011).

Si ce seuil est dépassé, il convient de s'assurer pour chaque évènement ayant donné lieu à attribution de bons et cadeaux que 3 conditions cumulatives sont bien respectées : nature de l'évènement, identification du rayon et respect du plafond de 147 € par évènement.
Il convient également de distribuer ces bons à une date en rapport avec l'évènement. Une remise trop tardive est susceptible de déclencher un redressement.

En cas de non-respect de ces règles, le redressement porte sur l'intégralité de la somme versée au salarié et non pas seulement sur la partie supérieure à 147 €. Le montant du redressement URSSAF correspond à 50% de la somme versée au salarié ; le contrôle portant sur les 3 dernières années (délai de prescription légal), la trésorerie des Activités Sociales du Comité peut brusquement plonger.

Les prêts et dons versés par le comité ne sont pas soumis à cotisations, sous certaines conditions. Ces secours doivent correspondre à une attribution exceptionnelle d'une somme d'argent ou d'un bien à un salarié de l'entreprise connaissant une situation sociale personnelle grave. Le contrôleur URSSAF vérifiera de manière systématique le caractère exceptionnel de ces aides. Il est indispensable que les élus formalisent les règles d'attribution et constituent un dossier étayé pour se prémunir d'un contrôle URSSAF.

Privilégier les prestations exonérées

La distribution de chèques Lire, Disques et Culture, de places de cinéma peut avoir lieu à tout moment sans limitation de montant et sans lien particulier avec un évènement.

Les chèques-vacances financés par le seul CE, sans intervention de l'employeur, ne constituent pas une rémunération au sens de la sécurité sociale et ne sont donc pas soumis à cotisations. En revanche, si l'employeur participe au financement, les participations du CE et de l'employeur constituent alors un élément de rémunération assujetti à cotisations sociales.

Enfin, le remboursement du salarié sur factures nominatives payées (voyage, spectacle, sport, ...) n'est pas limité et n'est pas soumis à cotisations.

Pour conclure

Il existe bien d'autres prestations encadrées par les règles URSSAF (prime de vacances, fête de l'entreprise, médaille du travail, cantine, aide aux emplois familiaux, mutuelle et prévoyance, ...) qui nécessitent la mise en place d'une gestion rigoureuse.

La création de nouvelles ASC entraine souvent un doute sur son régime social. La possibilité de faire appel à un cabinet d'expertise comptable au service des Comités d'entreprise, permet d'accompagner les élus et de notamment leur éviter un risque URSSAF.

Frédéric GASTINE
Tandem Expertise

Média CE - Septembre 2011

 

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